Inilah Cara Menganalisa Proses Bisnis Dan Usaha Anda

Proses bisnis berkembang dan berubah seiring bejalannya waktu. Seringkali proses tersebut berevolusi untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Seiring waktu, perubahan pada proses bisnis, dan perubahan pada lingkungan proses yang beroperasi didalamnya, bisa menyebabkan proses tersebut menjadi tidak efisien.

Analisa proses bisnis bisa mengidentifikasi inefisiensi dan membenahinya dapat mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas output.

MENENTUKAN PROSES BISNIS MANAKAH YANG AKAN DIANALISA
Lihatlah tanda-tanda inefisiensi proses ataupun ketidakseimbangan, seperti antrian yang panjang, waktu tunggu yang lama, ataupun tumpukan pekerjaan yang besar. Juga, carilah fungsi dan sel kerja yang kurang dimanfaatkan. Bagian-bagian yang dibiarkan begitu saja tanpa pekerjaan juga adalah indikasi bahwa proses tersebut tidak seimbang.

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN UNTUK PROSES BISNIS

1. Wawancara peserta proses kunci bisnis
Tanyakan apakah yang mereka lakukan, dan mengapa mereka melakukannya.

Pastikan informasi dan input lain apakah yang dibutuhkan untuk melakukan setiap pekerjaan. Identifikasi sumber dari tiap output.

Identifikasi output pada tiap pekerjaan, siapakah penerimanya dan mengapa mereka membutuhkan apa yang mereka terima.

2. Mengadakan sesi wawancara kelompok dan brainstorming
Gunakan sesi kelompok untuk mengesahkan dan menyaring infirmasi yang telah Anda terima setelah Anda mengumpulkan informasi awal tentang proses melalui wawancara one-on-one. Ini adalah cara yang baik untuk menghilangkan miskonsepsi dari tiap individual didalam proses.

3. Ringkaskan infromasi yang telah Anda terima dan distribusikan informasi tersebut pada peserta proses bisnis.
Ringkasan tersebut seharusnya termasuk kedalam partisipan yang telah Anda wawancaran dan yang tidak Anda wawancarai. Mintalah feedback.

DOKUMENTASIKAN ARUS PROSES BISNIS
Buatlah flowchart proses (map proses). Format flowchart fungsional saling-silang biasanya dapat membantu untuk menyajikan proses multifungsi secara visual.

Bagilah laman kedalam beberapa seri baris, yang biasa dinamakan dengan swim lanes.

Beri label pada bagian atas baris dengan Input dan label pada bagian bawah baris dengan Output. Beri label tiap baris lainnya dengan fungsi yang digunakan pada satu atau lebih pekerjaan dalam proses.

Masukkan tiap pekerjaan pada baris yang memiliki label untuk fungsi yang digunakan pada pekerjaan tersebut. Masukkan input untuk setiap pekerjaan pada baris Input dan daftar output pada tiap pekerjaan pada baris Output.

Ingat, output dari satu pekerjaan seringkali bisa menjadi input pada pekerjaan lainnya. Sambungkan tiap input, pekerjaan dan output dengan tanda panah yang menunjukkan arah dari aliran proses.

ANALISA KEBUTUHAN PROSES BISNIS
1. Lakukan analisa pekerjaan. Evaluasi aktifitas yang dilakukan pada setiap pekerjaan. Apakah aktifitas tersebut efisien? Apakah tiap aktifitas tersebut difokuskan pada tiap rapat pekerjaan?

2. Bandingkan hasil dari wawancara individual. Carilah inkonsistensi yang ada. Contohnya, apakah satu langkah pada proses menghasilkan sesuatu yang tidak diperlukan pada langkah selanjutnya?

3. Identifikasi output aktifitas dan pekerjaan yang tidak perlu.

4. Buatlah sketsa proses bisnis yang berdasarkan kebutuhan proses bisnis, yang Anda identifikasi dari sesi wawancara dan brainstorming. Bandingkan aliran proses dengan flowchart dari proses yang telah ada. Identifikasi perubahan potensial proses yang berdasarkan perbandingan dari aliran proses yang telah ada dan aliran proses berasal dari kebutuhan proses.

Artikel Terkait

loading...